PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS.

Canales de denuncia:

a) Identificación del canal interno de EDEM:

EDEM dispone de un canal de denuncias que cumple con las exigencias establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Este canal:

• Está separado de otros canales de comunicación utilizados internamente y/o con terceros en el curso normal de sus actividades.
• Está diseñado, creado y es utilizado de una manera que garantiza la integridad y confidencialidad de la información e impide el acceso al personal no autorizado; y
• Permite el almacenamiento de información para que puedan realizarse nuevas investigaciones.

Los canales habilitados son:

• A través de un formulario en la web que puede encontrarse en la página web en la siguiente ruta:

https://canaldelinformante.edem.eu/

• Mediante reunión física en las instalaciones de EDEM. Dicha reunión puede solicitarse a través del formulario.

Las comunicaciones de infracción recibidas por medios que no sean los canales de comunicación específicos se remitirán sin modificación al Responsable del Sistema a través de los canales de comunicación internos.

b) Canales externos:

Existen canales externos de información a los que el informante puede acudir si lo considera conveniente ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

Entre otros, puede acudir al canal de denuncias de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV), Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), al SEPBLAC, al de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, a la Agencia Valenciana Antifraude, AEPD, etc.

Objeto de las denuncias:

Son conductas susceptibles de ser comunicadas a través del canal únicamente las establecidas en el artículo 2, apartados a y b de la 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que establece:

a) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

1. Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno relativas a los ámbitos siguientes:

i) contratación pública,

ii) servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo,

iii) seguridad de los productos y conformidad,

iv) seguridad del transporte,

v) protección del medio ambiente,

vi) protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear,

vii) seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales,

viii) salud pública,

ix) protección de los consumidores,

x) protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información;

2. Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
3. Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

Cualquier denuncia que se presente que no esté incluida dentro de dicho ámbito será tratada a criterio de la organización y el informante no estará amparado por la protección que otorga la mencionada ley.

No se podrá emplear este Canal bajo móviles ilegítimos, personales o contrarios a la buena fe. 

Ámbito personal de aplicación del canal:

El presente canal está habilitado para los informantes que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:

1. las personas que tengan la condición de trabajadores por cuenta ajena (PAS y PDI);
2. los autónomos que mantengan una relación mercantil con EDEM;
3. los Patronos;
4. las personas que trabajan para o bajo la supervisión y la dirección de proveedores de EDEM.
5. los voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

No resulta de aplicación a alumnos.

Procedimiento de gestión del canal interno de denuncias:

1. REGISTRO DE LA INFORMACIÓN:

El informante deberá acceder al canal e introducir la información que considere necesaria para interponer la denuncia. La denuncia puede interponerse:

• Por escrito.
• Mediante grabación de voz. La grabación distorsiona la voz para que si el informante quiere guardar el anonimato pueda hacerlo. Se respetará el tratamiento de los datos del informante de acuerdo con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Dicha grabación será transcrita y la transcripción deberá ser aceptada por el informante. 
• Si lo desea, el informante puede solicitar una reunión presencial para exponer la denuncia. La declaración del denunciante será transcrita y la transcripción deberá ser aceptada por el informante.

El informante podrá aportar todos los documentos y pruebas que considere necesarios al procedimiento.

IMPORTANTE: el canal únicamente es para denuncias sobre las materias y efectuadas por las personas que se recogen en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Es decir, ni el canal interno de información, ni el mecanismo de protección creado por el Sistema interno de información de EDEM son pertinentes cuando el informante no tenga una relación profesional o laboral con EDEM susceptible de eventual represalia por su parte. En este sentido, conviene subrayar que no se aplica a las informaciones de alumnos que pretendan una nueva vía de impugnación de notas, medidas disciplinarias, etc. de EDEM, ya que éstas tienen su propia vía. Tampoco este sistema es el cauce para manifestar el descontento o desacuerdo con los criterios fijados por EDEM en el ejercicio legítimo de sus funciones como empleador u en otras facetas.

2. ACUSE DE RECIBO:
   1. En el caso de que el informante se identifique: se enviará al correo electrónico introducido acuse de recibo de la comunicación en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
   2. En el caso de que el informante no se identifique (denuncia anónima): recibirá un identificador en el momento de registro de la información, en la propia pantalla, mediante el cual podrá consultar el estado de la denuncia, así como interactuar, en caso de que sea necesario, con la organización.

IMPORTANTE: en caso de que el informante extravíe el identificador, no podrá recuperarlo, ya que la organización no lo registra para garantizar el anonimato del informante. 

3. TRÁMITE DE ADMISIÓN:

Recibida la denuncia, el Responsable del Sistema deberá comprobar si ésta se refiere a hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito objetivo de aplicación definido en el artículo 2 de la Ley 2/2023, y si el informante se encuentra en el ámbito subjetivo de aplicación definido en el artículo 3 apartados 1 y 2 de dicha Ley.

Comprobado lo anterior, se podrá comunicar en caso de que no sea anónima o a través del identificador si lo es, la:

a. Inadmisión de la denuncia. en el caso de que se considere que (i) la información facilitada no es veraz; (ii) la materia no está incluida en el ámbito de aplicación de la ley; (iv) no es constitutivo de infracción administrativa grave o muy grave o infracción penal; (v) o cuando sea sobre cuestiones respecto de las que ya existe un expediente y no aporten nueva información.

La inadmisión supondrá la finalización del procedimiento.

b. Admisión de la denuncia e inicio de la fase de instrucción. La admisión a trámite se comunicará al informante a través de los medios indicados. 

4. FASE DE INSTRUCCIÓN:

En esta fase se realizarán las investigaciones que se consideren oportunas, se le dará plazo de alegaciones a las personas afectadas, se podrá solicitar ampliación de la información al informante, etc.

De la práctica de los actos de instrucción quedará constancia en el sistema de gestión de informaciones.

La organización podrá mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, solicitarle información adicional. En el caso de que el informante sea anónimo, se podrá hacer mediante el identificador, por lo que es conveniente que los informantes anónimos accedan periódicamente al expediente hasta que aparezca como finalizado.

5. TRÁMITE DE AUDIENCIA:

La persona/s afectada/s tienen derecho a que se le/s informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y a aportar las pruebas que considere convenientes, a solicitar una entrevista con el Responsable del Sistema o el gestor delegado y del tratamiento de sus datos personales. No se le informará de la identidad del informante.

La organización enviará una comunicación con dicha información que tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación, en la que se le dará traslado para alegaciones.

En todo caso se respetará el derecho a la presunción de inocencia y al honor de la/s persona/s afectada/s, así como el resto de principios que resulten de aplicación.

6. La organización garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida a personal no competente, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.
7. TERMINACIÓN DEL EXPEDIENTE. 

La organización dará respuesta de las actuaciones de investigación en un plazo de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación. Dicho plazo podrá ampliarse en caso de que se considere necesario por la complejidad de las actuaciones de investigación o por garantizar una correcta resolución de la comunicación por tres meses adicionales.

El expediente podrá finalizar:

1. Mediante resolución interna de la empresa según lo que se haya concluido de las investigaciones.
2. Mediante la remisión de la información a la autoridad competente, si lo considera adecuado. En concreto, en caso de que sea necesario, la organización podrá remitir la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

La información que se facilite al denunciante no podrá contener los detalles de la investigación realizada ni referirse a personas concretas, sino que deberá ser enunciada con carácter general, teniendo siempre en cuenta la naturaleza confidencial de la información y los derechos que puedan asistir a terceros, incluido pero no limitado al presunto infractor.

IMPORTANTE: en cualquier momento del procedimiento en el que se aprecie la posible existencia de un delito, se podrá remitir al Ministerio Fiscal las actuaciones, sin perjuicio de continuar con las investigaciones pertinentes para poner fin a la situación planteada.

Protección de datos personales:

Aplicación:

El presente procedimiento se aplicará a partir del día 1 de diciembre de 2023 y será revisado cuando sea necesario y, en particular, siempre que se produzca un cambio normativo que afecte a su contenido.